Au cours des dernières décennies, les nouvelles technologies ont changé notre façon de voir le monde. Elles nous fournissent plus d’informations, ainsi qu’un confort accru. De plus, c’estt un large éventail d’options qui peuvent être appliquées ou utilisées dans différents secteurs. Ceci a permi l’évolution du télésecrétariat.
Si ce nouveau cadre s’adresse au secteur des entreprises, la philosophie et les stratégies de travail ont pris une tournure très importante. Les services en ligne ou virtuels sont devenus un véritable outil d’optimisation de la productivité et des performances des entreprises.
Parmi ces services, celui dédié au secrétariat à distance représente une partie importante de l’externalisation des services fournis par les entreprises actuelles. Le télésecrétariat est l’un des atouts essentiels pour améliorer l’organisation des tâches et les processus internes de la méthodologie fonctionnelle des PME et des grandes entreprises.
Au fil du temps, le rôle de secrétaire devient plus qu’obligatoire pour attribuer ou déléguer certaines activités ; ce profil professionnel, en charge des tâches administratives, organisationnelles, logistiques, etc. est primordial et soutient les différents départements d’une entreprise.
Le télésecrétariat nous permet d’externaliser le travail d’une secrétaire en nous offrant ses services à plein temps ou à temps partiel. Un des principaux avantages de l’utilisation de ce type de services est sa grande flexibilité et sa grande adaptabilité pour différents types d’entreprises.
Outils nécessaires pour le télésecrétariat
Généralement, les outils nécessaires pour le télésecrétariat sont l’ordinateur, avec un bonne connection à la réseau d’internet, et un ligne téléphonique. Mais pour offrir un service de télésecrétariat professionnel et avoir une communication adéquate d’entreprise interne et externe vous aurez besoin des outils plus spécifiques comme :
- Outils d’organisation en ligne : Il est important que vous disposiez d’outils de données en ligne pour pouvoir accéder à toute l’information depuis n’importe où et à tout moment. Google vous offre diverses options pour sauvegarder et partager vos informations : Google docs, drive, calendrier …
- Standard téléphonique : Le standard téléphonique est l’outil clé dans la gestion de votre service de télésecrétariat. Pour gérer les appels entrants et sortants, transférer des appels vers la personne responsable, établir des horaires d’attention… Toutes ces fonctionnalités permettront à votre service de télésecrétariat de transmettre aux clients une image de marque engagée. C’est à dire, une marque qui répond efficacement aux besoins de ses clients. Il s’agit aussi d’améliorer l’organisation et la gestion du travail des télésecrétaires.
- Logiciel call center : Dans le cas d’une entreprise ayant un volume d’appels important, la meilleure option est d’obtenir un logiciel call center. Cela permet d’assister à un plus grand nombre d’appels simultanés. Aussi, on peut distribuer intelligemment les appels au bon agent en fonction des priorités définies préalablement et de leur disponibilité.
- Fax virtuel : Un autre outil intéressant est le fax virtuel, qui vous permet de recevoir des fax n’importe où. Les télésecrétaires peuvent recevoir et envoyer des fax depuis n’importe quel endroit, via Internet. Et de plus vous économiserez également sur les coûts de fax!
Pourquoi le télésecrétariat est-il une bonne option?
Pour la société, l’utilisation de la technologie présente des avantages économiques importants. Le télésecrétaire n’est pas physiquement dans son bureau (d’où son nom). Il remplit toutefois les mêmes fonctions de manière externalisée. Tout cela grâce à l’utilisation d’Internet, de la messagerie électronique, et de divers programmes de gestion. Uune formation spécifique assure aussi un service professionnel et de qualité. Et à moindre coût pour les petites et moyennes entreprises car :
- Cette nouvelle personne n’occupe aucun espace physique dans les bureaux. Vous n’aurez pas besoin d’installer un nouveau poste de travail. Il n’y aura pas de problèmes d’espace ni de dépenses supplémentaires en ordinateurs, lumière, etc.
- Vous embauchez un service de télésecrétariat. Cependant, vous n’avez pas à embaucher un nouvel employé. Cela évite la charge salariale et le coût de la sécurité sociale correspondants.
- Le télésecrétaire n’engage pas de coûts liés à l’utilisation des installations.
- Avec un service télésecrétariat, la société investit exactement dans le service sous-traité. De cette façon, elle n’engendre pas de coûts liés à l’embauche de personnel à temps plein. C’est particulièrment intéressant pour celles susceptibles de connaître des « temps morts » en raison du manque d’appels ou du manque d’activité de question.
Une entreprise qui souhaite être au cœur des évolutions technologiques et bénéficier des multiples améliorations apportées par celles-ci à sa gestion et à son activité ne doit pas laisser de côté l’importance du service de télésecrétariat.
